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劳动仲裁

广州劳动律师——劳动合同续订管理的实操要点及相关技巧

广州劳动律师——劳动合同续订管理的实操要点及相关技巧

劳动合同续订事务处理是用人单位在用工管理中的常见工作也是人事法律风险防范中的重点问题。

 

从实务操作来看,用人单位产生此类法律风险的原因,往往由于对相关法律规定认识不清或者虽然知道存在相关规定,但实务操作不当被别有用心的劳动者恶意操作导致产生较大用工法律风险。本文从劳动合同续订的基本管理要点及操作技巧出发,系统阐述实务操作中应当注意的实务要点、问题处理方法等
 

一、劳动合同数据管理


劳动合同数据管理,指的是用人单位的劳动合同相关的各类数据的汇总、分类及更新工作。此类数据的范围包括:劳动者的年龄、司龄、工龄、劳动合同签订时间、劳动合同期限、服务期情况等。法务部门应当协助公司人事部门做好上述数据的汇总、分类及实时更新工作。其中汇总工作应当务求数据的完整无遗漏。分类工作可以基于用人单位的用工特点通过区分岗位或者年龄等方式对劳动合同数据进行分类。


良好的劳动合同数据管理是做好劳动合同续订工作的基础。否则容易在实务中发生劳动者逾期未续订或本来应当在劳动合同期满时终止合同的,而未及时终止。从而为用人单位后期的员工处理带来较大的麻烦和法律风险。有条件的用人单位会通过专门的人力资源软件来做好此类工作,不具备该条件的用人单位则需要相关的数据表格来做好上述工作。但无论哪一种数据管理方式,都是需要人去操作的。从实务操作中的情况来看,数据汇总不完整、更新不及时往往是影响用人单位不能及时决策是否与劳动者续订劳动合同的关键


二、如何起草劳动合同续订意向书和通知书


劳动合同续订管理中有两份十分重要的法律文件,需要用人单位的人事会同法务部门或外部律师认真打磨,即,劳动合同续订意向书和劳动合同续订通知书。此两份文件不仅在内容设计上需要做用心设计,同时在使用时也需要考虑选择恰当时机。
 

(一)如何设计续订意向书范本


劳动合同续订意向书反映的是劳动者是否同意续订劳动合同的基本意向。注意这里仅反应劳动者的续订意向,而并不反映用人单位的续订意向。

 

实务中有的用人单位的劳动者续订意向书中包括了两部分内容,既包括了用人单位的续订意向,同时也包括了劳动者的续订意向内容。此种设计方式看似可以一次性明确双方的意向内容,但由于用人单位在劳动者的劳动合同期限届满时往往需要以劳动者的意向为基础考量是否需要与劳动者终止劳动合同,进而还会涉及经济补偿金的支付问题。除非特殊用工情形,用人单位与劳动者直接在续订意向书中明确双方意见会给后期用人单位的各项用工风险规避的操作带来诸多不便。

 

因此笔者并不建议在劳动者签署的续订意向书中体现用人单位是否同意续订劳动合同的意思表示相关内容。劳动合同续订意向书体现的是劳动者是否续订劳动合同的意向,同时涉及可能签订无固定期限劳动合同的签订情况。

 

例如劳动合同法第十四条第(三)项规定,连续订立二次固定期限劳动合同,且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形,续订劳动合同的。除劳动者提出订立固定期限劳动合同外,应当订立无固定期限劳动合同。据此,劳动者的签订意向书范本中通过可以设置期限填写的方式,让劳动者自愿选择劳动合同约定期限。实务中有的法律人认为,劳动者自愿签订固定期限劳动合同的,即便依据劳动合同法规定属于应当签订无固定期限劳动合同的情况,也同样系双方当事人意思表示,应当具有法律效力。

 

此种观点的确在司法实践中也存在被适用的空间【参考案例:青岛市中级人民法院(2014)青民一终字第2260号民事判决书】,但是从风险管理的角度而言,笔者认为司法观点目前尚未统一,仍然应当以最稳妥原则处理此类问题为佳。
 

(二)如何设计续订通知书范本


续订通知范本中应当包括拟续订劳动合同的约定条件。实务中不少用人单位的续订通知中仅体现与劳动者是否续订劳动合同的内容,续订条件却鲜有涉及。然而依据劳动合同法关于期满终止劳动合同的规定,此种情况可能涉及劳动者不同意续订,而用人单位不能举证续订条件系维持或提供约定条件的情况。从而引发用人单位支付经济补偿金的风险。

 

据此,在实务操作中建议在续订通知中直接表述为:维持原劳动合同约定条件,或者提高原劳动合同约定条件之类的措辞。


三、意向书及通知书发送的时机选择及签署技巧


完成上述意向书及通知书的范本涉及后,则要面临的第一个问题便是何时向劳动者提供上述法律文件以及向劳动者提供上述两份文件的先后顺序。


(一)意向书及通知书发送的时机选择


虽然签订书面劳动合同的法定款项期为自实际用工之日起30日内,但此宽限期仅仅是用人单位不与劳动者签订书面劳动合同的宽限期,并非续订劳动合同的法律风险规避期。

 

劳动合同期满后,劳动者未再去用人单位上班或者劳动者至其他用人单位工作,均属于劳动者与用人单位在劳动合同期满后自动终止劳动合同的情况。如果用人单位并无将续订劳动合同的意思表示传达至劳动者,用人单位又无其他证据证明劳动者不同意续订,则用人单位应当依法向劳动者支付经济补偿。基于此种情况,用人单位应当在劳动合同期限届满前完成续订通知义务,切忌劳动合同期满后再另行通知劳动者续订合同,造成无法挽回的损失。


(二)意向书与续订通知送达的先后
 

基于以上原因,上述两份法律文件的发送时间应当至少提前一个月。当然劳动合同对续订事宜有约定的,用人单位应当严格按照约定执行。其次便是意向书与通知书的发送先后问题。其实并非所有续订事务的处理均会涉及两个文件的先后发送。

 

例如,在劳动者已经表达的同意续订劳动合同的意向,而用人单位同意续订的,如果双方无其他争议,则下一步不需要再发送续订文件,而一般直接可以签订新的劳动合同(涉及应签订无固定期限劳动合同而签订固定期限劳动合同的情形除外)。

 

前文已述,为尽快统计劳动者的续订意向,从而决定用人单位的相关应对措施,用人单位应当尽可能争取先由劳动者签署续订意向书,而后再依据劳动者的续订意向决定后期的操作。
 

(三)签署技巧及通知送达方式
 

劳动者填写劳动合同续订意向书时应当当场填写并直接由人事工作人员收回。劳动者执意要求考虑一段时间后再做答复的,应当将未签署的原件收回并且尽可能由劳动者书面确认考虑期限。当然该考虑期限必须在合理范围内。

 

此外,人事工作人员与劳动者沟通上述文件的签署时建议采用当面沟通的方式进行,切忌采用微信或其他聊天工具等方式进行。实务操作情况来看,有些不易决定的事项,很容易在劳动者与用人单位人事工作人员的沟通中形成对用人单位不利的证据。


用人单位在发送续订通知时应当注意首先采用劳动者在用人单位备案的电子邮箱发送(例如劳动者在劳动合同中填写的电子邮箱)。之所以首先考虑此种方式发送邮件,是因为实务中经常出现劳动者拒绝签收续订通知的情况。而先通过电子邮件发送通知,再实施当场送达,即便当场送达被拒绝也不影响已经送达的效力。当然续订通知也可以采用邮寄送达方式进行操作,但从实践操作来看,邮寄送达的精准性有时也不如电子邮件。笔者认为各种手段的综合利用更有利于送达问题的解决。


四、争议问题处理
 

续订事务处理过程中用人单位与劳动者发生续订争议的,用人单位内部应当首先形成是否同意续订或是否支付经济补偿的基本原则性意见。而后由用人单位派专人与劳动者进行协商解决。协商过程可以录音、录像,但不建议公开录音、录像。公开的录音、录像容易引发劳动者反感或产生不信任心态,从而不利于协商的稳步解决。与劳动者沟通协商的人员最好为一人单独沟通,最多不能超过两个。


实务中应当注意用人单位与劳动者就劳动合同的续签条件发生争议后,劳动者拒绝续订劳动合同。用人单位在合理期限内将续签条件变更为符合劳动合同法所规定的维持或提高劳动合同约定条件并重新通知劳动者的,劳动者仍然拒绝续订的,劳动者不能据此向用人单位主张违法终止劳动合同的经济赔偿金。


此外,劳动合同法第四十六条第(五)项适用的前提是依照劳动合同法第四十四条第(一)项终止固定期限劳动合同的情形,但实务中也存在虽然劳动合同期限届满,但劳动者与用人单位并非据此作为终止劳动合同的理由的情况。而此类情况则不适用经济补偿的规定。例如,用人单位与劳动者的劳动合同期限虽然届满,但是劳动者已经达到法定退休年龄。或者劳动者在劳动合同期限届满时主动向用人单位提出因个人原因不再与用人单位续订劳动合同。


用人单位委派与劳动者协商的人员应当首先对上述法律规定及司法实践中的相关情况已经熟知。与劳动者协商过程中建议尽可能从劳动者角度出发深入沟通,寻找法律程序维护权益与用人单位利益的有效平衡点。


五、其他问题


做好劳动合同续订管理除应当注意上述要点的操作之外,还应当注意以下两个问题在实务中应用:


(一)劳动合同续订条款的法律效力问题


劳动合同中约定期满后经双方同意自动顺延相应期限。劳动合同期满后双方未再续订劳动合同且实际系按照此原劳动合同约定继续履行的,则用人单位并无拒绝续订劳动合同之恶意,此种情形不能成为用人单位拒不与劳动者续订劳动合同并应当支付赔偿金的理由。


(二)劳动合同期满后劳动者离职是否便无任何风险


劳动合同期满终止事宜即便未在当时发生劳动争议问题也应在劳动者离职后相关问题的处理上格外谨慎。例如,劳动合同期满,不再续签劳动合同的,用人单位应当在劳动合同期满时与劳动者结清劳动者的相关工资。因情况特殊,需要在此时间之后发放工资的,应当在回款工资时特别注明。

 

劳动合同终止后,用人单位与劳动者再发生任何收付款事宜或其他业务联系的,均应当注意撇清与实际用工之间的关系处理。例如,有的用人单位可能涉及劳动者补缴社会保险个人应承担部分,用人单位收取该费用并为劳动者开具收据时应当特别注明费用的性质及费用发生时双方劳动合同已经终止。


(三)劳动合同期满工作交接涉及的证据问题


劳动者因期满离职后必然产生工作交接的问题。实务中应当注意,虽然用人单位有工作交接证据,可以证明劳动者已经不再从事原岗位工作,但如果并无证据证明双方劳动合同已经解除或者终止的,仲裁或者法院仍然可以认定双方劳动合同关系仍然处于持续状态。


此种情形多发生于劳动合同已经期满,劳动者与用人单位指定人员进行了工作交接,但工作交接记录如果仅能证明交接的事实并不能证明劳动者已经与用人单位终止劳动合同的,则仲裁或者法院仍然可以认为双方劳动合同发生了自然延续。基于此,用人单位在用工管理中应当注意交接文件能够体现出劳动者的离职交接性质,否则会给后期操作留下很大隐患。

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